Sei stanca di dover andare a cercare i file che ti sono stati inviati via mail o magari su WhatsApp? Ti piacerebbe gestire in maniera facile i documenti di un progetto (soprattutto se lavori in team) in modo da averli tutti a portata di mano nello stesso posto?

n questo post di spiego come utilizzarlo per gestire facilmente i tuoi documenti con Trello e trovare così un modo per risolvere questi problemi.

Ma che cos’è Trello?

Trello è uno strumento di projet management che serve a redigere delle liste delle cose da fare per la realizzazione di qualsiasi progetto, che sia fare la valigia o redigere un calendario editoriale.

Si può usare sia su pc sia su dispositivi mobili, basta creare un account su Trello.com o scaricare la app, disponibile sia per Android sia per Ios. La versione free contiene tutte le funzioni necessarie per un buon utilizzo dello strumento, ma è possibile acquistare versioni a pagamento con funzionalità aggiuntive.

Ma come funziona? In pratica è una lavagna virtuale sulla quale si possono attaccare dei foglietti, uno per ogni passaggio necessario per il raggiungimento dell’obiettivo che ci si è prefissati.

Gli elementi principali sono:

Ecco come si presenta una bacheca.

Bacheca di Trello con le liste da fare, in esecuzione e fatto

Ho trovato alcuni post utili che spiegano molto bene le varie funzioni di Trello e te li segnalo di qui di seguito: uno di Salvatore Aranzulla, uno di Pennamontata e uno della rivista Donna Moderna.

Io ho trovato questo strumento facile da usare e per deformazione professionale ho cercato di capire se potesse essere utile anche per la gestione e condivisione dei documenti. Così ho trovato alcuni modi di utilizzo interessanti e ho pensato di condividerli con te.

Come usare Trello per fare una checklist dei documenti ti servono

Una volta che avrai creato bacheca e liste, potrai popolarle di schede. Come vedrai aprendone una, la scheda ti permette di inserire moltissime informazioni sul task da fare: puoi inserire una descrizione e un ulteriore elenco di attività.

Puoi, e sono queste le funzioni che qui ci interessano, creare delle checklist ed aggiungere degli allegati.

Documenti personali

Facciamo un esempio: ti devi recare un ufficio per presentare una certa pratica, e per farlo hai bisogno di tutta una serie di documenti. Puoi creare nella scheda la checklist dei documenti. Basta cliccare sulla voce checklist sulla barra di destra, inserire un titolo e cliccare su aggiungi. Man mano che raccogli i documenti che ti servono puoi spuntare la lista. Se si tratta di documenti cartacei, ti basterà prendere una cartellina dove metterli (ricordando di scriverci sopra il contenuto). Se invece si tratta di documenti in formato digitale puoi allegarli all’interno della scheda. Clicca su allegati e il software ti chiederà dove vuoi andare a prendere il documento da allegare (computer, Google Drive, Dropbox ecc…), carica il documento che ti serve ed il gioco è fatto. Avrai così i documenti sempre a disposizione.

Documenti condivisi

Le stesse funzioni sono ancora più utili se i documenti che ti servono non sono tutti in tuo possesso ma devi condividerli con qualcun altro. Anche qui voglio fare un esempio, preso dalla mia esperienza personale. Con una collega ho creato una bacheca condivisa perché abbiamo bisogno di raccogliere documenti relativi a lavori svolti insieme che ci servono per una richiesta di attestazione. All’interno della bacheca abbiamo creato una scheda per ogni lavoro. In ogni scheda è presente la checklist dei documenti che ci vengono richiesti e entrambe possiamo completarla in modo da avere a disposizione tutti i documenti che ci servono. E ognuna sa sempre cosa ha aggiunto l’altra perché arriva una mail di notifica quando vengono aggiunti nuovi materiali. Per condividere una bacheca basta cliccare sul tasto invita nella parte alta della bacheca ed inserire l’indirizzo mail della persona che vogliamo coinvolgere, oppure, sempre con lo stesso tasto, si può creare il link alla bacheca.

Creazione della checklist
Creazione checklist
Creazione punti della checklist
Creazione punti della checklist

Ecco come si presente la bacheca una volta caricati gli allegati elencati e spuntata la lista.

Checklist spuntata

Come collegare Trello a Google Drive (o ad altri servizi cloud)

Il software dispone anche di funzioni aggiuntive, chiamate Power-Up, che servono per integrare il software con altre piattaforme come il calendario, strumenti per il marketing, le risorse umane e tanto altro. Per attivare un Power-Up occorre aprire il menù della bacheca, posto nella parte destra dello schermo, cliccare su Power-Up e scegliere la categoria e la funzione che ci servono.  La funzione relativa a Google Drive (o in alternativa Dropbox, OneDrive, Box, Ignyte, Notejoy) si trova nella sezione Gestione file.  Attivando questa funzione nella parte destra di ciascuna scheda nella sezione Power Up si troverà il link a Google Drive, e si potranno attuare tre opzioni: Crea e allega, Allega un file, Allega una cartella. Quindi oltre ad allegare documenti già esistenti è possibile crearli direttamente dalla scheda ed inoltre si possono allegare intere cartelle.

Come collegare Trello a Google Drive
Come creare documenti in Google Drive direttamente da Trello

Attenzione però, nella versione free del software si può attivare un solo Power-Up, per averne di più occorre passare alla versione Premium.

Conclusioni

Insomma Trello è uno strumento molto versatile, utile soprattutto per il lavoro in team quando serve avere a portata di mano documenti necessari al lavoro di più persone. Il vantaggio di usare questo strumento è che in ogni scheda può essere utilizzata come una cartella che contiene non solo i singoli file, ma anche commenti ed appunti che facilitano lo svolgimento delle attività lavorative.

Anche sul sito di Trello si parla di come usarlo per gestire facilmente l’archiviazione dei documenti alla pagina Amplia il tuo utilizzo di Trello.

Spero che questo articolo ti sia stato utile. Ora non ti resta che provare ad usarlo e se ti va fammi sapere come va scrivendomi qui o lascia un commento sotto il post. E se vuoi rimanere aggiornato sui nuovi articoli del blog iscriviti alla newsletter.

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